アポの意味とは? 電話やメールで取るときのコツや注意点、使い方・例文を解説

「アポ」の正しい意味を現役フリーアナウンサーの新保友映が解説した記事です。ビジネスの場でのアポ/アポイントメントの使い方や例文、注意点を紹介します。アポ取りのコツも紹介しているのでぜひ参考にしてください。

アポの意味とは? 電話やメールで取るときのコツや注意点、使い方・例文を解説
アポの意味とは? 電話やメールで取るときのコツや注意点、使い方・例文を解説

「アポ」とは英語のアポイントメントの略語で、ビジネスシーンでよく利用されます。本記事では「アポ」の使い方や例文を、現役フリーアナウンサーの新保友映が解説します。営業や商談などのアポを取り付けるためのコツも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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<目次>
「アポ(アポイントメント)」の意味とは
ビジネスシーンでの「アポ」の使い方と例文
ビジネスでアポを取る手段
メールでアポを取るときのコツ
電話でアポを取るときのコツ
アポを取るときの注意点
まとめ

「アポ(アポイントメント)」の意味とは

アポ(アポイントメント/アポイント)の意味は「約束」です。主に、面談や訪問の約束をした際に用いる言葉です。

・ビジネス用語「アポ」の意味
ビジネスの場でのアポは「相手と会う約束を取り付ける」ことを指します。クライアントや顧客、業者など、事業に関わる人と約束を交わした際に「アポを取った」と表現します。

・英語のappointmentが由来
アポは、英語で「appointment」で、「ap(その方向へ)」「point(指す)」「ment(こと)」の3つの意味合いを合わせた言葉になっています。

ビジネスシーンでの「アポ」の使い方と例文

業務上でアポ/アポイントメントを使う際の例文を紹介します。

・「アポイントが入る」
【例文】「取引先の田中さんから、アポイントメント入りました」
    「来週は多くのアポが入っているので忙しい」

・「アポを取る」
【例文】「購入を検討しているお客さまに、商談のアポを取りました」
    「来社の際は、事前にアポを取ってください」

ビジネスでアポを取る手段

ここでは、アポイントの取り方を2種類解説します。いずれも、ビジネスシーンで実際に使える方法なので、ぜひ覚えておいてください。

・メール
効率的に多くのアポを取りたい場合は、メールでの問い合わせが有効です。電話に比べて少ない労力で多くの人にアタックできる点がメリットです。またメールであれば、相手の都合の良いタイミングで資料や商品説明を見てもらいやすいため、アポが取れる確率が上がるかもしれません。

・電話
電話は、メールに比べて時間的なコストがかかるものの、相手との距離感が縮めやすい点がメリットです。文章では伝わりにくい、熱意や誠意などをアピールすると効果的でしょう。電話の場合は、かける時間に注意してください。昼休みや退勤間際などは迷惑になってしまうおそれがあるため、適切な時間帯を確認しておきましょう。

メールでアポを取るときのコツ

メールでアポが取りやすくなるコツを3つ紹介します。

・件名を明確にする
メールを送る際は、伝えたい内容を「件名」の箇所に入れてください。開封しなくても用件が分かるように、目的を明確に伝えることが重要です。

・簡潔な本文内容にまとめる
相手側には、日々多くの営業メールやアポの依頼が届いているかもしれません。限られた業務時間の中では、長々と書かれた本文を読む余裕は少ないケースが多いでしょう。本文は簡潔な内容にまとめるよう、心がけてください。

・あらかじめ候補日時を提示する
アポが取れる秘訣(ひけつ)として、具体的な日付を提案してみるのも1つの手段です。自分の空き時間をあらかじめ伝えることで、相手側もスケジュール確認をしてくれるかもしれません。ただし「会うことが前提」の書き方は失礼にあたるので、注意してください。

まずは「会っていただけるのか」を確認し、その上で、自分の直近の空き時間を伝える流れがよいでしょう。

電話でアポを取るときのコツ

電話でアポイントメントが取りやすくなるコツを3つ紹介します。

・「声」を意識する
電話でアポ取りを行う際は、相手が聞きやすい話し方や声の音量を意識しましょう。適切な声の大きさで、ややゆっくりと丁寧に話すと聞き取りやすくなります。明るい印象を持ってもらえるよう、ハキハキと話しましょう。

・目的や用件を分かりやすく伝える
電話の向こうにいる相手の時間を無駄にしないように、用件は端的にまとめておいてください。結論から話すことを心がけ、相手にストレスを与えないようにしましょう。

・正しい言葉遣いを心がける
顔の見えないコミュニケーションは誤解が生まれやすいため、普段よりも言葉選びに注意しておく必要があります。正しい敬語を使い、相手を不快にさせないようにしましょう。

・日時や所要時間の確認を忘れない
アポが取れたら、実際に会う日時の詳細を再度確認しておいてください。場所や商談の所要時間などの必要な情報を簡潔にまとめておき、すぐに相手先と共有できるようにしましょう。

アポを取るときの注意点

アポを取るときに気を付けておいたほうがよいのは、基本的なビジネスマナーを大切にすることです。例えば相手の社名や名前を間違えずに正しく言ったり、お礼の言葉を欠かさないようにしたりするなど、細部まで気を配りましょう。

また、実際にアポが取れて面談や商談の席についてくださった方には、アフターフォローも忘れないようにしてください。顧客との付き合いは「成約ができたら終わり」というわけではありません。リピーターになってくれる可能性があるため、商談のあとも丁寧な対応を忘れないことが重要です。

まとめ

「アポ」「アポイントメント」はビジネスシーンだけではなく、日常で使っても問題ありません。電話やメールでアポを取りたいときは、内容を簡潔にまとめて、相手に分かりやすい状態にしておくことが肝心です。アポの取り方や注意点などを把握すれば、アポ取りが上手になるでしょう。

■執筆者プロフィール
新保友映
新保 友映(しんぼ ともえ)
山口県岩国市出身。青山学院大学卒業後、2003年にアナウンサーとしてニッポン放送に入社。『オールナイトニッポンGOLD』のパーソナリティをはじめ、『ニッポン放送ショウアップナイター』やニュース情報番組、音楽番組など担当。2018年ニッポン放送退社後はフリーアナウンサーとして、ラジオにとどまらず、各種司会、トークショーMC、YouTube、Podcast、話し方講師など幅広く活動。科学でいじめのない世界をつくる「BE A HEROプロジェクト」特任研究員として、子どもたちの授業や大人向け講座の講師も担当している。
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