「請求書を発行したいのですが……」このやりとりが不要になる? Slackでタスク自動化がかなう機能とは

社内ツールとして活用されているSlack。有効活用すると、タスクを自動化することができます。そんなSlackの便利機能について、「All About」インターネットサービスガイドの福田正人が解説します。(サムネイル画像出典:Tada Images / Shutterstock.com)

Slack
画像出典:Tada Images / Shutterstock.com
社内ツールとしてSlackを活用している企業も多いのではないでしょうか?

そんな「Slackの便利機能」について、「All About」インターネットサービスガイドの福田正人が解説します。
 

(今回の質問)
Slackのワークフローの使い方は? 有効活用するには?

(回答)
Slackのワークフロー機能により、日常的、定型的なタスクを自動化することができます。例えば、チーム内の定期的な進捗(しんちょく)管理、新メンバーへの研修用メッセージ、請求書の発行依頼やオフィス用品の発注などのタスクを自動化・定型化することができます。

 
どういうことなのか、以下で詳しく解説します。 

Slackの「ワークフロー機能」とは

Slackは、主にビジネス向けのチャットプラットフォームであり、チャットだけでなく、さまざまなアプリケーションを利用して業務の円滑化、効率化を進めることができます。

Slackの便利な機能の1つが、決まったタスクを自動化し、ワークフローに変換できる「ワークフロービルダー」。有料プランで利用可能です。

ワークフローで何ができる?

事例として、総務担当者が毎週水曜日に備品購入を行うとします。これまで担当者はチーム全員に備品購入を希望するかどうかメッセージを送り、返信を元に発注を行っていました。

ワークフローを利用することでこのタスクを自動化することができます。

・ワークフローを起動するトリガー(例:毎週水曜日の午前10時)
・宛先(例:チーム全員)
・メッセージ内容(例:備品購入希望はありますか?)

これらを設定することで、指定された日時に、指定されたメンバーに、指定された内容のメッセージが送信されます。
slack
ワークフローを作成

ワークフローでタスクの自動化がかなう

これらを応用することで、定期的に行うさまざまなタスクを自動化することができます。

■チームに新しいメンバーが入った際に情報共有を行う
トリガーを「新規のチームメンバーの加入」に設定しておくことで、チームメンバーが入れ替わった際、新メンバーに共有しておきたいチーム情報やプロジェクト内容などを自動送信することができます。

また、新メンバーに情報を入力してもらうように促すことで、他のメンバーへの紹介を自動化することもできます。

■請求書・見積書の発行依頼を行う
請求書や見積書の発行に必要なタスクを自動化することができます。種別、宛名、件名、品目といった項目が記載されたフォーマットに情報を入力することで、迅速に経理や総務に発行を依頼することができます。

■出張に必要な手続きを行う
日程、行先、航空会社などの基本情報をいくつか入力するだけで、その入力内容を通常のチャンネル、ダイレクトメッセージや旅行代理店との共有チャンネルなどに送信することができます。

さらに経理部のチャンネルとひも付けることで、経費申請書を送信するといったワークフローを作成することもできます。
 
この記事の筆者:福田 正人
ソーシャルメディアやアプリを活用したインターネットサービスについてウェブ記事を執筆。また、海外ニュースの翻訳も行う。
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