メールの誤送信を防ぐ方法はある？ 便利機能が誤送信の原因になることも……【専門家が解説】

メールを誤った相手に送ってしまったり、作成途中のメールを送ってしまったり……そんな経験がある人も多いのではないでしょうか？

今回は、「メールの誤送信」について、「All About」インターネットサービスガイドの福田正人が解説します。
   
どういうことなのか、以下で詳しく解説します。

メール送信時の「マイルール」を策定する

メールを送信する前のチェックリストを作成して誤送信の可能性を減らしましょう。例として以下のようなチェック項目があると誤送信が起こりにくくなります。

・本文作成後→誤字脱字、数字の間違いをチェックする
・送信直前→メールの宛先をチェックする、またはこの時点で宛先を入力する
・送信後→送信エラーが発生していないかチェックする

特に宛先の間違いは大きな問題に直結するので、宛先の入力を最後に行うことをお勧めします。

便利な「オートコンプリート機能」が誤送信につながる!?

多くのメーラーには、宛先欄で名前やメールアドレスを入力し始めると、候補を表示してくれるオートコンプリート機能が備わっています。しかし、この機能によって誤った宛先にメールを送る事例が多いようです。この機能を無効にすることで、誤った宛先への誤送信のリスクを減らすことができます。

例えばOutlookでは以下の操作でオートコンプリート機能を無効にすることできます。

1.「ファイル」タブを開いて「オプション」を選択する
2.メニューから「メール」を選択する
3.「メッセージの送信」から、「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外す

「誤送信防止機能」を有効活用！

多くのメーラーには、以下のような誤送信を防止するための機能が備わっています。

・送信前に宛先や本文、添付ファイルの確認を促す
・送信を一定時間保留する
・送信をキャンセルする

例えばOutlookでは以下の操作で送信メールを一時保留することができます。
1.「ファイル」タブを開いて「オプション」を選択する
2.メニューから「詳細設定」を選択する
3.詳細設定の「送受信」の「接続したら直ちに送信する」のチェックを外す

これにより、一定時間内であればメールの送信を取り消すことができます。そのためには、送信後にメールの宛先を再度チェックする手順が必要となります。前述のメール送信時のルール策定に、この手順を加えることで誤送信のリスクをより減らすことができます。