副業やフリーランスとして働く方に向けて、便利なWebサービスがたくさんあります。これらを上手く活用すれば、業務効率は大きく高まるでしょう。
今回はそんなWebサービスの中から、オンラインストレージについて解説します。メリットや利用シーンと合わせ、具体的におすすめのオンラインストレージサービスもご紹介しますので参考にご覧ください。
オンラインストレージを使うメリット
インターネット上にデータを保管できる「オンラインストレージ」。パソコン上にデータがないため容量を使用しないほか、たとえパソコンが壊れてもデータを取り出せなくなる心配がありません。
また、保管されたデータはインターネット環境さえあれば、特定のパソコンだけでなく不特定多数のデバイスからアクセス可能。スマホやタブレットでデータを閲覧したり、サブパソコンで外出先からデータを操作したりすることもできます。
場所を選ばずデータを使用できることは、業務効率の効率化・円滑化に繋がるメリットでしょう。また、共有機能のあるオンラインストレージであれば、例えばクライアントに特定データのみを共有するといったことも可能です。
さらにオンラインストレージは、無料から使用できるものもたくさんあります。サーバー管理・運用を自ら行う必要もなく、コストや手間をかけずに導入できるサービスです。必要に応じて容量を追加するなど、自身の使い方に応じて柔軟に拡張できる点も魅力といえるでしょう。
ただし、セキュリティ面には注意が必要です。パスワードやIDが分かれば誰でもデータにアクセスできるため、情報漏えいやサイバー攻撃などのリスクがあります。特に無料サービスでは、セキュリティ機能に乏しいという場合もあるでしょう。セキュリティ性の高いサービスを選び、二段階認証などの機能を用いて対策を行うこと。また、誤ったデータの共有など人的ミスが起きないよう、注意徹底することなどが大切です。
オンラインストレージの利用が便利なシーン
どんなときにオンラインストレージを活用すれば良いのか。たとえば現在パソコンでデータを保管しているなら、これらをオンラインストレージに移行するだけでもメリットは得られるでしょう。パソコンの容量を消費しないのはもちろん、先に挙げたメリットのように、場所を選ばずデータにアクセスできるため業務効率が高まります。他端末でデータを見るために、わざわざメールで送ったりUSBメモリ等に保存して持ち運んだりする必要もありません。
また、クライアントや外部関係者との共有フォルダを作るのも良いでしょう。相互に使用するデータを保管しておいたり、納品物を共有フォルダへ随時格納するようにしたり。もちろんフォルダ単位ではなく、データ1つずつに共有権限を設定することもできます。特に動画などメール添付の難しい大容量のデータ共有には、オンラインストレージが便利です。ただしこの場合、お互いにデータを誤って削除する等のないよう注意してください。
おすすめのオンラインストレージサービス3選
1）Dropbox
Dropboxはフォルダを作成し、そこに保存したデータがインターネット上に保管されるシンプルなオンラインストレージサービスです。このフォルダは、パソコン上で通常のフォルダのように使用できます。一度設定してしまえば、これまで通りのパソコン操作で自動的にデータがインターネット上に保管されていきます。
データ共有も簡単で、共有期間などの設定も可能。削除されたデータの復元機能があるため、万が一の際にも安心。初めてオンラインストレージを利用する方でも、簡単に導入できるでしょう。筆者自身も、長く愛用しているオンラインストレージの一つです。
無料からBasicプランが用意されているので、まず試してみて必要に応じアップグレードすると良いでしょう。ただし無料プランで利用できる容量は2GBと少なめ。また、Basicプランで一度にアクセスできるデバイスは3台に限られているなど、機能に制限がある点は注意してください。個人向けのほか、法人などビジネス向けのプランも用意されています。
2）Google ドライブ
Googleアカウントを持っている人なら、誰でも使用できるGoogle ドライブ。Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートなどのビジネス向けアプリが利用でき、これらで制作したデータをそのまま保管できる点が特徴的です。もちろん、外部からデータをアップロードすることも可能。データ共有など一通りの機能が備わっています。
無料でも15GBまでデータを保存できますが、ビジネス用だと早い段階で不足するかもしれません。その場合、「Google One」を利用すれば月額制で100GB、200GB、2TBの容量が利用できます。あるいはGoogleDriveを含めたGoogleの各種ビジネスアプリが利用できる、「Google Workspace」を検討するのも良いでしょう。
3）OneDrive
Microsoft社の提供するオンラインストレージサービス。基本的なデータの保管・共有はもちろん、スマホなどからも編集が可能です。特にWordやExcelなどMicrosoft社のOffice製品を利用している方は、相性が良く使いやすいでしょう。
無料プランで利用できるのは5GB。そのほかに100GBまでのStandaloneプラン、1TBに加えてSkypeやOfficeアプリも利用できるMicrosoft 365 Personalプランがあります。さらにビジネス向けにTeamsなども含めて利用可能なプランもあるので、ご自身の利用目的などに応じて使い分けてください。
まずは無料から使って比較しよう！
使いやすさや必要な容量・機能は、人それぞれ異なります。そのため、まずはオンラインストレージで何を実現したいのか、利用目的を明確にしましょう。ほとんどのオンラインストレージサービスには無料プランが用意されているので、まずは試して比較してみてください。
なお、フリーランスで仕事していると、クライアント等から「Google ドライブでやり取りしたい」など要望を投げかけられることが少なくありません。そのため、ご自身でメインに使用するか否かは別として、ここで取り上げたサービスは一通り使い慣れておくと安心です。オンラインストレージは在宅勤務の拡大でニーズが増えることが予想されるため、しっかり使いこなせるようになっておきましょう。
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