先日、ディレクタスが行った「メールマガジン購読実態調査」で、メールマガジン(メルマガ)を読まない理由1位は「配信本数が多すぎる」というものがありました。

そして「読まなくなった、もしくは読みたくないメールマガジンはどうしていますか?」というものへの回答は「受信の都度、手動でメールソフトのゴミ箱フォルダに移している」というものが1位で53.8%。

 

この調査結果を見て、一番に考えたのは「時間の無駄遣い」でした。

「配信本数が多すぎる」というのは、1社の配信本数が多いという意味ではなく、受ける側が複数社のものを受信してしまっているからであり、実際は受ける側でコントロールできる事柄だと感じています。

 

不要なメールを受信して、開かないまでも、そのメールの件名を見る作業、そしてそれをゴミ箱にすてる作業。1通に対しては数秒かもしれませんが、その数秒の積み重ねは大きな時間の損失になるのではないでしょうか。

これだけインターネットが生活の中にも入ってきて、社内の近くにいても連絡事項はメールということもあります。メールだけでなくSNSのメッセージなども含め、これらをどのように使うかで、時間を効率的に使えるか無駄遣いになるかが大きく変わってくるものと思っています。

 

私がメール(SNSメッセージ含む)に対してやっていることは、大きく分けて2つ

 

1・メールの2度見はしない
メールを見たら、その場で返信をします。
あとで返信をするとなると、そのメールを開くという作業を2度することになるからです。

もちろん、じっくり考えてから返事をしなくてはならない内容というものもありますが、基本的なメールはその場でなんらかのアクションをしています。「承知いたしました」「了解」程度の短い文章でもいい。返信をいれれば、そこで一つ仕事は片付きますが、返信をしなければ仕事をあとに持ち越すことになります。

またそれをすることによって、相手にもちゃんと私がメールを受信したことの連絡にもなります。

 

2・不要なメールは一切受信しない

時間を効率的に使うには、自分でうまく組むスケジュールだけでなく、他者からのアクションをコントロールする必要があります。

他者からのアクションに優先順位というのは、つけづらいように思われがちですが、やり方次第では可能になるのではないでしょうか?

 

【2-1】メールに優先順位をつける
私の場合のメールの優先順位は
仕事のメール(SNSメッセージ)

友人からのメール
SNSなどでコメントが入った等のお知らせメール

ネットショピングでの発送知らせなどの連絡メール

メルマガ
そして、それぞれにメールアドレスをとります(後述)
また、優先順位が高いものだけ、携帯(スマホ)にアラートが出るように設定しています。

 

【2-2】優先順位1位のアドレスには、それ以外のものは入らないようにする

業種によって差はあるのかもしれませんが、私の場合は、本当に仕事の場でお会いして名刺交換をした方からDMが届くことということはありません。

しかし過去には、勉強会や知人の紹介でお会いした方からは数回DMが入った経験があります。そのため、そのような会で交換する名刺にはメールアドレスではなく、メールフォームを作成しそのURLを記載するようになりました。

DMを送る際にさすがにメールフォームからは送らないようで、本当に用事のある方のみそこから連絡が来るようになっています。メールフォームはフォームズ(http://www.formzu.com/)など無料のものもあるので、簡単に作ることができます。

このようにしているため、仕事用のアドレスにはDMもスパムメールも一切入ってきていません。

 

【2-3】メールアドレスを使い分ける

優先順位をつける際にわけたグループごとに、メールアドレスを使い分けること。これには二つの利点があります。

・メーラー(メールを受信するソフト)や、WEBメールによっては、複数のアドレスからの受信を設定でき、またアドレスごとにフォルダーに自動的に振り分けてくれるように設定もできるものがあります。

そのようにしておけば、自分の時間のゆとりにあわせてメールを確認することができます。

 

・また、いくら自分がセキュリティソフトをしっかり使っていても、自分のアドレスを知っている人がウィルス感染し、そこからメールアドレスを抜かれてしまえば、その後スパムメールがくるようになります。

一度スパムメールが入りだしたら、終わることはありませんので、そうなったアドレスは変えてしまいます。そのためにも、アドレスを使い分けておくことで、優先順位をつけるだけでなく、その後のトラブル時のリカバリーも楽になります。

 

【2-4】メルマガ受信希望のチェックは必ず外す
何かに登録をするときや、ショッピングをした際、最近では必ずと言っていいほど、メルマガやお知らせメールを受信希望するか否かの項目があります。それも最後のほうに小さく・・・。
そこを見落とさず、かならず希望しないほうに選択しています。

このようにしておけば、ほぼ入ってこないのですが、まれに受信希望の有無も聞かずに送られてくる場合がありますが、多くの場合、メールの最後に「配信を希望されない方は」という手続き方法があります。このような場合も1通目で速攻解除の手続きをします。

どれをとっても難しいことではありません。これだけのことをするだけで、無駄なメールに貴重な時間を使われることもなく仕事を進めることができています。